Eine Anfrage erreicht Ihre Kanzlei über drei Wege: Telefon, allgemeine E-Mail-Adresse, Kontaktformular. Am Anfang steht jedes Mal derselbe Handgriff — jemand muss nachfragen, worum es geht, wer die Gegenseite ist und ob eine Frist läuft. Bis das geklärt ist, sind zwei oder drei Kontakte vergangen, und noch immer ist offen, ob die Sache zur Kanzlei passt.

Der Aufwand liegt nicht in der Beratung, sondern in allem davor.

Der Engpass ist selten die Beratung. Er liegt in der Aufnahme: unvollständige Schilderungen, fehlende Unterlagen, Rückrufe ins Leere. Das Sekretariat arbeitet dabei als Übersetzungsschicht zwischen einem Freitextfeld und der Kanzleisoftware.

Der übliche Reflex ist die Suche nach einem neuen System. Das ist der teuerste Weg. Aktenführung, Fristenkontrolle und Abrechnung funktionieren bei Ihnen. Was fehlt, ist ein sauberer Eingang davor.

Ein Aufnahmeformular ist etwas anderes als ein Kontaktformular.

Ein Kontaktformular hat Name, E-Mail und ein großes Feld für die Nachricht. Was ankommt, ist ein Absatz Fließtext, aus dem sich weder Rechtsgebiet noch Dringlichkeit ablesen lässt. Ein Aufnahmeformular stellt die Fragen, die Sie ohnehin stellen würden, nur bevor der erste Anruf nötig ist.

Konkret sind das sieben bis zehn Felder: Rechtsgebiet als Auswahl, kurze Schilderung in eigenen Worten, Name der Gegenseite, Datum des letzten Schreibens oder einer laufenden Frist, Rechtsschutzversicherung mit Versicherer und Schadennummer, ein Upload für Schriftstücke, und ob privat oder für ein Unternehmen angefragt wird. Je nach Rechtsgebiet unterscheiden sich die Folgefelder: im Arbeitsrecht das Datum der Kündigung, im Verkehrsrecht das Unfalldatum.

Zwei Dinge ändern sich dadurch. Ihr Sekretariat kann eine Anfrage einordnen, ohne vorher anzurufen. Und wer mit seinem Anliegen nicht in Ihr Feld fällt, merkt das beim Ausfüllen selbst. Die Grenze liegt bei der Länge: Alles, was erst im Mandat gebraucht wird, gehört nicht in die Aufnahme.

Die Kanzleisoftware führt weiter die Akte; der Eingang sortiert nur, was vorher ungeordnet ankam.

Die Kollisionsprüfung gehört an den Anfang, nicht ans Ende.

Das anwaltliche Berufsrecht untersagt die Vertretung widerstreitender Interessen — geregelt in § 43a Abs. 4 BRAO, ausgeformt in § 3 BORA. Für die Aufnahme heißt das: Der Name der Gegenseite sollte bekannt sein, bevor Sie ein Gespräch zusagen. Wer diese Frage erst im Termin stellt, hat unter Umständen bereits gehört, was er nicht hätte hören dürfen.

Praktisch entsteht daraus ein Zwischenschritt. Die eingegangene Anfrage ist zunächst nur eine Anfrage. Erst nach dem Abgleich mit dem Aktenbestand wird sie angenommen. Ein Namensabgleich lässt sich technisch unterstützen, die Entscheidung bleibt bei Ihnen, weil Firmierungen wechseln und Schreibweisen abweichen. Wie weit das Verbot in Ihren Konstellationen reicht und was das für den Ablauf bedeutet, klären Sie mit Ihrer Kammer.

Ihre Kanzleisoftware bleibt das führende System.

Der Eingang endet dort, wo die Akte beginnt. Ist eine Anfrage angenommen, wird sie in Ihrer Kanzleisoftware zur Akte, mit Aktenzeichen, Fristen und Beteiligten. Der Eingangseintrag ist danach Historie. Zwei Systeme, in denen dieselbe Sache gepflegt wird, sind schlechter als eines.

Für die Übergabe gibt es drei Wege, geordnet nach Aufwand. Erstens: Die Anfrage geht als strukturierte E-Mail mit PDF-Anhang in ein festes Postfach, Felder untereinander, Dokumente dabei, Aktenanlage wie bisher. Zweitens: ein Dateiexport, wenn Ihre Software einen Import kennt. Drittens: eine echte Schnittstelle, sofern Ihr Hersteller eine anbietet.

Der erste Weg deckt die meisten Kanzleien ab und kostet keine Migration. Kein neues Login für das Team, keine Übernahme von Altdaten, keine Schulung über Tage. Bietet sich später eine Schnittstelle an, tauschen Sie den Übergabeweg aus und lassen den Rest stehen.

Die Verschwiegenheitspflicht reist mit, sobald ein Dienstleister beteiligt ist.

Ein Online-Formular läuft über einen Server, den jemand betreibt. Damit ist ein Dritter im Spiel. Das Berufsrecht kennt dafür eigene Vorschriften: § 43e BRAO für Rechtsanwälte, § 62a StBerG für Steuerberater. Beide erlauben es, Dienstleistern Zugang zu geschützten Tatsachen zu geben, soweit das für die Leistung erforderlich ist.

Geknüpft ist das an Bedingungen. Der Vertrag muss in Textform vorliegen. Der Dienstleister ist zur Verschwiegenheit zu verpflichten, mit Hinweis auf die Strafbarkeit einer Verletzung. Sein Zugang ist auf das Nötige zu beschränken, der Einsatz weiterer Personen zu regeln. Bei Leistung aus dem Ausland kommt es auf ein vergleichbares Schutzniveau an. Datenschutzrechtlich tritt ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO hinzu.

Für die Auswahl eines Anbieters bleiben vier Fragen: Wo stehen die Server. Wer kann zugreifen. Wie lange bleiben nicht angenommene Anfragen gespeichert. Liegen Verschwiegenheitsverpflichtung und Auftragsverarbeitungsvertrag unterschriftsreif vor. Das ersetzt keine Rechtsberatung — lassen Sie die Konstellation prüfen, bevor Sie das Formular freischalten.

Ein Eingang ohne festen Ablauf verlagert das Problem nur.

Ein Formular ohne Zuständigkeit ist ein weiteres Postfach, in das niemand schaut. Vier Festlegungen genügen: Wer sieht die Eingänge und zu welchen Uhrzeiten. Bis wann bekommt jede Anfrage eine erste Antwort. Wer entscheidet über Annahme oder Absage. Wer übernimmt bei Urlaub und Krankheit.

Die Absage verdient mehr Aufmerksamkeit, als sie üblicherweise bekommt. Sie ist die häufigste Antwort und sollte kurz, freundlich und ohne rechtliche Einschätzung ausfallen. Ein vorbereiteter Text mit zwei bis drei Sätzen reicht. Wer eine Absage in Ruhe bekommt, empfiehlt Sie trotzdem weiter.

Sichtbarkeit entscheidet, ob die Anfrage überhaupt bei Ihnen ankommt.

Der beste Eingang bleibt leer, wenn niemand ihn findet. Die Anfrage beginnt meist bei einer Suche: bei Google, in Google Maps oder in einem KI-Assistenten, der Websites liest und daraus eine Antwort formuliert. Was dort über Sie steht, entscheidet, ob jemand das Formular öffnet.

Konkret heißt das: Rechtsgebiete beim Namen nennen statt „Zivilrecht und mehr“. Den Ablauf beschreiben, also was nach dem Absenden passiert und wann eine Antwort kommt. Die Kosten der Erstberatung nennen. Genau diese Angaben kann ein Assistent zitieren, wenn ihn jemand nach einer Kanzlei in Ihrer Stadt fragt.

Im Google-Unternehmensprofil lässt sich zusätzlich ein Link hinterlegen, der direkt zur Terminanfrage führt. Das Profil muss bestätigt sein, und die angebotenen Linkfelder unterscheiden sich je nach Kategorie. Messen lässt sich das Ganze mit drei Zahlen: eingegangene Anfragen pro Monat, Anteil der passenden, Stunden bis zur ersten Antwort.

Häufige Fragen

Brauchen wir dafür eine neue Kanzleisoftware?

Nein. Der Eingang liegt vor Ihrer Kanzleisoftware und übergibt an sie. Im einfachsten Fall kommt jede Anfrage als strukturierte E-Mail mit angehängten Dokumenten in ein festes Postfach, und die Aktenanlage läuft wie bisher. Ein Wechsel des Aktensystems ist der teuerste denkbare Weg zu einem Problem, das an anderer Stelle liegt.

Dürfen Mandantendaten überhaupt über ein Online-Formular laufen?

Das Berufsrecht sieht dafür eigene Vorschriften vor, § 43e BRAO für Rechtsanwälte und § 62a StBerG für Steuerberater. Sie erlauben die Einbindung von Dienstleistern unter Bedingungen: Vertrag in Textform, Verpflichtung zur Verschwiegenheit mit Hinweis auf die Strafbarkeit, Beschränkung des Zugangs auf das Erforderliche. Hinzu kommt ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Ob Ihre konkrete Konstellation die Anforderungen erfüllt, sollten Sie berufsrechtlich prüfen lassen.

Was machen wir mit Anfragen, die wir nicht annehmen?

Beantworten Sie sie trotzdem, kurz und ohne rechtliche Einschätzung. Zwei bis drei vorbereitete Sätze reichen, in denen Sie erklären, dass die Sache nicht in Ihr Feld fällt. Legen Sie zusätzlich fest, wie lange nicht angenommene Anfragen gespeichert bleiben und wann sie gelöscht werden.

Wie viele Felder verträgt ein Aufnahmeformular?

Sieben bis zehn sind in der Praxis eine gute Größe, davon zwei bis drei optional. Alles, was Sie erst nach Mandatserteilung brauchen, gehört nicht hinein. Wenn Sie unsicher sind, behalten Sie nur die Felder, ohne deren Antwort Sie den Fall nicht einordnen können.