Reservierung ohne Provision — was die eigene Buchung verändert

Ein Haus mit vollen Abenden zahlt an ein Reservierungsportal mit jedem Abend mehr. Ein Haus mit ruhigen Abenden zahlt wenig. Genau diese Logik macht die Entscheidung unangenehm, denn sie belohnt den schwachen Monat und verteuert den starken.

Ein Portal kostet Geld pro Gast, ein eigenes System kostet Geld pro Monat.

Portale, die Gäste über einen eigenen Marktplatz vermitteln, rechnen häufig je Person ab. Systeme, die nur die Buchung auf Ihrer eigenen Seite abwickeln, rechnen meist pauschal je Monat ab. Beide Modelle bestehen nebeneinander, gelegentlich sogar beim selben Anbieter in zwei Tarifen.

Der Unterschied ist nicht allein ein Preisunterschied. Ein Betrag je Gast koppelt Ihre Kosten an Ihren Erfolg. Eine Pauschale koppelt sie an nichts. Welches der beiden Modelle günstiger ist, lässt sich deshalb nicht allgemein beantworten, sondern nur an Ihren eigenen Zahlen.

Die Rechnung ändert sich mit jedem zusätzlichen Gast.

Angenommen, ein Portal berechnet zwei Euro je vermitteltem Gast, und ein eigenes Buchungssystem kostet neunzig Euro im Monat. Bei fünfundvierzig vermittelten Gästen sind beide Wege gleich teuer. Bei dreihundert vermittelten Gästen stehen sechshundert Euro gegen neunzig.

Diese Zahlen sind ein Rechenbeispiel, keine Marktangabe. Die tatsächlichen Sätze unterscheiden sich nach Anbieter, Region, Vertragslaufzeit und Zusatzmodulen. Interessant an dem Beispiel ist nicht die Höhe, sondern die Form: Die eine Kurve steigt mit dem Geschäft, die andere bleibt flach.

Ebenso wichtig ist, welche Buchungen überhaupt abgerechnet werden. Manche Verträge unterscheiden zwischen Gästen, die das Portal aus seinem eigenen Verzeichnis vermittelt hat, und Gästen, die über ein Widget auf Ihrer Seite gebucht haben. Prüfen Sie, in welche Kategorie ein Gast fällt, der Ihren Namen gesucht hat und dabei auf der Portalseite gelandet ist. Diese Abgrenzung entscheidet oft über die Hälfte der Rechnung.

Wer den Gast nicht erreichen kann, hat ihn nicht gewonnen, sondern nur einmal bedient.

Die Frage ist nicht, wer die Daten speichert, sondern wer sie nutzen darf.

Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Besuchsverlauf, Notiz zum Fensterplatz: Bei einer Portalbuchung entstehen diese Angaben zuerst beim Portal. Was Sie davon sehen, hängt davon ab, was der Anbieter in seiner Oberfläche zeigt und was der Vertrag vorsieht.

Die Datenschutz-Grundverordnung regelt, wer für eine Verarbeitung verantwortlich ist, auf welcher Grundlage sie erfolgt und welche Rechte betroffene Personen haben. Ob ein Portal in Ihrem Fall als Auftragsverarbeiter oder als eigener Verantwortlicher auftritt, ergibt sich aus dem Vertrag und der tatsächlichen Praxis; das sollte fachlich geprüft werden, bevor Sie mit den Adressen arbeiten.

Praktisch relevant ist eine schlichtere Frage: Können Sie die Daten exportieren, wenn Sie den Anbieter wechseln, und in welchem Format? Die Antwort steht selten auf der Preisseite. Sie steht in den Bedingungen — oder sie steht nirgends, und dann ist die Nachfrage vor Vertragsschluss die günstigste Minute des ganzen Projekts.

Der Stammgast entsteht erst beim zweiten Besuch.

Ein Gast, der einmal da war, ist noch kein Stammgast. Er wird einer, wenn er wiederkommt. Zwischen erstem und zweitem Besuch liegt in der Regel eine Ansprache — oder eben keine.

Wer über Ihre eigene Seite bucht, hinterlässt seine Adresse bei Ihnen. Sie können ihn zur Weinprobe im Herbst einladen, zum Menü an Silvester, zum neuen Mittagstisch. Wer über ein Portal bucht, wird vom Portal angesprochen, häufig mit einer Auswahl, in der auch die Häuser zwei Straßen weiter stehen.

Für werbliche E-Mails setzt das Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb grundsätzlich eine Einwilligung voraus und lässt für bestehende Kundenbeziehungen enge Ausnahmen zu. Ob eine Reservierung in Ihrem Fall eine tragfähige Grundlage schafft, hängt davon ab, wie Sie die Einwilligung einholen, formulieren und dokumentieren, und sollte fachlich geprüft werden.

Technisch ist das Häkchen im Buchungsformular in einer Stunde gesetzt. Der aufwendigere Teil ist die Klärung, was daneben stehen darf und wie der Nachweis später aussieht.

Reichweite ist der Teil, den Sie tatsächlich aufgeben.

Portale bringen Gäste, die Sie nicht gesucht haben. Jemand sucht ein italienisches Lokal in der Nähe, heute um zwanzig Uhr, und sieht drei Häuser, darunter Ihres. Diese Suche findet auf dem Portal statt, nicht auf Ihrer Seite.

Wer auf Portale verzichtet, verzichtet auf diesen Kanal. Wie schwer das wiegt, hängt davon ab, wie viele Gäste Sie heute schon über Ihren Namen finden. Ein eingeführtes Haus in guter Lage verliert wenig. Ein neues Haus in einer Seitenstraße verliert deutlich mehr — dort ist das Portal oft der einzige Weg, überhaupt in ein Blickfeld zu geraten.

Der Ersatz für Portalreichweite ist nicht der Verzicht, sondern die eigene Sichtbarkeit. Google nennt für die lokale Suche Relevanz, Entfernung und Bekanntheit als die drei Faktoren und legt nicht offen, welchen Anteil einzelne Angaben tragen. Beeinflussbar ist deshalb nur, was Sie selbst liefern: vollständige Angaben im Unternehmensprofil, eine Seite, die die Küche beschreibt, aktuelle Bilder und Bewertungen, die beantwortet werden.

Die eigene Buchung muss den Vergleich mit dem Portal aushalten.

Portale haben viel Geld in ihre Buchungsstrecke gesteckt. Wer sie ablösen will, muss mindestens so schnell sein. Drei Schritte, keine Registrierung, funktionierend auf einem Telefon in einer Hand.

Konkret heißt das: freie Zeiten sofort sichtbar statt Anfrageformular und Rückruf. Bestätigung per E-Mail in Sekunden. Eine kurze Erinnerung am Vortag. Und eine Absage mit einem Klick, weil ein rechtzeitig abgesagter Tisch besser ist als ein leerer.

Die Buchung gehört außerdem auf die Seite, nicht hinter einen Link im Fußbereich. Ein Feld im ersten Bildschirm, ein zweites am Ende der Speisekarte, eines auf der Kontaktseite. Der Weg zum Tisch sollte nirgends länger sein als der Weg über das Portal, sonst entscheidet die Bequemlichkeit gegen Sie.

Beide Wege lassen sich nebeneinander betreiben.

Die Entscheidung ist selten ein Entweder-oder. Viele Häuser führen die eigene Buchung als Standard und behalten ein Portal für die Abende, die sonst leer bleiben, oder für die Wochen nach den Ferien.

Was das voraussetzt, ist Buchführung im ursprünglichen Sinn: Sie müssen wissen, wie viele Gäste über welchen Weg kommen. Ohne diese Zahl bleibt jede Aussage über Provisionen eine Vermutung, und Vermutungen sind ein schlechter Grund für einen Systemwechsel.

Ein sinnvoller erster Schritt ist deshalb keine Kündigung, sondern eine Messung. Zählen Sie drei Monate lang, welcher Anteil der Reservierungen aus dem Portal stammt und welcher direkt hereinkommt. Danach ist die Rechnung aus dem zweiten Abschnitt keine Annahme mehr, sondern Ihre eigene Zahl.