Ein gebuchter Termin ist noch kein wahrgenommener Termin. Vergessene Termine kosten Umsatz und Planbarkeit — und das Nachtelefonieren kostet Ihr Team Zeit. Im Acessio-System übernimmt das System diese Kommunikation vollständig.
Drei Nachrichten, null Handarbeit.
Die Bestätigung geht sofort nach der Buchung raus: Was wurde gebucht, wann, wo, was ist mitzubringen oder vorzubereiten. Der Kunde hat alles schwarz auf weiß.
Die Erinnerung kommt rechtzeitig vor dem Termin — auf Wunsch mehrstufig, etwa zwei Tage und noch einmal zwei Stunden vorher. Wer erinnert wird, erscheint. Und wer nicht kann, sagt rechtzeitig ab: Der Termin wird wieder frei.
Das Nachfassen nach dem Termin ist optional: eine Dankesnachricht, die nächste sinnvolle Terminart oder eine freundliche Bitte um Bewertung.
Ihr Team führt Gespräche — Nachrichten schreibt das System.
E-Mail und WhatsApp.
E-Mail ist der verlässliche Standard. WhatsApp erreicht Menschen dort, wo sie ohnehin lesen — Öffnungsraten liegen deutlich über klassischen Kanälen. Das System nutzt beide, DSGVO-bewusst und nur mit Einwilligung des Kunden.
Die Erinnerungen greifen nahtlos in die Terminbuchung — gebucht, bestätigt, erinnert, erschienen.
Häufige Fragen
Wie funktionieren automatische Terminerinnerungen per E-Mail und WhatsApp?
Nach der Buchung erhält der Kunde sofort eine Bestätigung mit allen Details: was gebucht wurde, wann, wo und was vorzubereiten ist. Rechtzeitig vor dem Termin folgt eine Erinnerung, auf Wunsch mehrstufig — etwa zwei Tage und noch einmal zwei Stunden vorher. Nach dem Termin kann optional eine Nachfass-Nachricht folgen, zum Beispiel ein Dank oder eine Bitte um Bewertung. Alle Nachrichten versendet das System von selbst, niemand im Team schreibt sie manuell.
Wie viel Aufwand habe ich im Alltag mit automatischen Erinnerungen?
Im laufenden Betrieb praktisch keinen. Inhalte, Kanäle und Zeitpunkte werden einmal festgelegt, danach läuft der Versand für jeden gebuchten Termin automatisch mit. Ihr Team muss weder Erinnerungen schreiben noch Terminen hinterhertelefonieren und gewinnt diese Zeit für die eigentliche Arbeit mit Kunden zurück.
Ist der Versand von Terminerinnerungen per WhatsApp mit dem Datenschutz vereinbar?
Ja, wenn er sauber aufgesetzt ist. WhatsApp wird nur genutzt, wenn der Kunde ausdrücklich eingewilligt hat; E-Mail bleibt als verlässlicher Standardkanal bestehen. Wichtig ist, dass die Einwilligung dokumentiert wird und Kunden den Kanal jederzeit wieder abwählen können — genau so ist es im Acessio-System vorgesehen.
Bringen Terminerinnerungen wirklich weniger Terminausfälle?
Vergessene Termine sind selten böser Wille — im Alltag geht ein Termin schlicht unter. Eine rechtzeitige Erinnerung holt ihn zurück ins Bewusstsein, und wer doch nicht kann, sagt eher rechtzeitig ab, sodass der Termin wieder für andere frei wird. Beides schützt den Kalender: weniger Leerlauf, mehr Planbarkeit, ohne dass jemand nachtelefonieren muss.
Kann ich selbst bestimmen, was in den Nachrichten steht und wann sie rausgehen?
Ja. Texte, Tonfall und Zeitpunkte werden auf Ihren Betrieb abgestimmt — etwa welche Unterlagen ein Patient mitbringen soll, wie eine Kanzlei ihre Mandanten anspricht oder wie viele Erinnerungsstufen für ein Studio sinnvoll sind. Das System übernimmt nur den Versand; die Regeln legen Sie einmal gemeinsam fest und können sie später anpassen.