KI im Arbeitsalltag
ChatGPT im Unternehmen: 7 Aufgaben zum Ausprobieren
E-Mails, Notizen und FAQ: Sieben kleine Aufgaben zeigen, wo ChatGPT im Betrieb helfen kann und was Sie am Ergebnis selbst prüfen müssen.
Beginnen Sie mit einer überschaubaren Aufgabe und erfundenen Beispieldaten. Geben Sie Ziel, Ausgangstext und gewünschtes Format an. Prüfen Sie danach den Inhalt, bevor Sie ihn verwenden.
Ein guter Auftrag passt in vier Sätze
„Mach das besser“ lässt offen, was besser werden soll. Ein brauchbarer Auftrag nennt das Ergebnis, liefert den nötigen Kontext und beschreibt die Form. Grenzen verhindern, dass aus einer Textkorrektur neue Zusagen werden. OpenAI empfiehlt diese Bausteine in seiner Anleitung zum Prompting.
Ein Grundgerüst zum Kopieren
Aufgabe: Überarbeite den folgenden Text für eine Kundenmail. Kontext: Der Empfänger kennt unser Angebot bereits. Ausgabe: Höflich, klar, höchstens 90 Wörter. Grenzen: Keine Preise, Termine oder Zusagen ergänzen. Text: [Hier den eigenen freigegebenen Text einsetzen.]
Die folgenden Beispiele sind eigens erstellte, fiktive Büroübungen. Die gezeigten Musterlösungen sind redaktionell geprüft. Sie versprechen keine identische Antwort bei jedem Aufruf.
1. Eine E-Mail verständlicher formulieren
Eine bestehende Nachricht lässt sich leichter prüfen als ein Text ohne Vorlage. Nehmen wir diesen fiktiven Entwurf: „Danke, Daten sind da. Wir schauen rein. Rückmeldung Freitag. Preis bleibt wie besprochen.“ Der Auftrag soll die Form verbessern und den Inhalt erhalten.
Prompt und geprüfte Musterlösung
Formuliere die folgende E-Mail freundlich und klar. Erhalte alle Aussagen. Ergänze keine Uhrzeit, keinen Preis und keine neue Leistung. Höchstens 65 Wörter. Text: Danke, Daten sind da. Wir schauen rein. Rückmeldung Freitag. Preis bleibt wie besprochen.
Musterlösung: Vielen Dank für die Unterlagen. Wir sehen sie uns an und melden uns am Freitag bei Ihnen. Der Preis bleibt wie besprochen.
Prüfung: Unterlagen eingegangen, Durchsicht vorgesehen, Rückmeldung am Freitag, unveränderter Preis. Alles enthalten. „Bis Freitag, 12 Uhr“ wäre dagegen eine neue Zusage und müsste entfernt werden.
2. Aus Notizen eine Aufgabenübersicht machen
Besprechungsnotizen enthalten oft Entscheidungen, Aufgaben und offene Fragen in einem Absatz. Lassen Sie diese Bestandteile auseinanderziehen. Fehlende Zuständigkeiten dürfen dabei sichtbar bleiben.
Prompt, Notizen und Kontrollfrage
Ordne diese fiktiven Notizen in drei Gruppen: Entscheidungen, Aufgaben, offene Fragen. Aufgaben als Tabelle: Handlung | zuständig | Termin. Fehlende Angaben mit „offen“ kennzeichnen. Notizen: Neue Bilder verwenden. Mira prüft die Bildauswahl bis Donnerstag. Wer den Text freigibt, ist noch unklar. Die bisherige Telefonnummer bleibt.
Die beiden Entscheidungen sind neue Bilder und die unveränderte Telefonnummer. Die Aufgabe gehört Mira, mit Termin Donnerstag. Die Textfreigabe bleibt eine offene Frage. Prüfen Sie insbesondere, ob ChatGPT aus einem Gesprächsvorschlag versehentlich eine feste Entscheidung gemacht hat.
3. Einen Websiteabsatz konkret überarbeiten
Geben Sie belegte Leistungen vor. „Wir sind innovativ und kundenorientiert“ enthält wenig Information. Eine sachliche Ausgangsbasis wäre: „Wir reparieren Fahrräder nach Termin. Vor der Reparatur besprechen wir den Aufwand. Bei Zusatzarbeiten fragen wir nach.“
Prompt für eine klarere Fassung
Schreibe aus den folgenden Angaben einen verständlichen Websiteabsatz mit höchstens 60 Wörtern. Zielgruppe: Menschen, die eine Fahrradreparatur suchen. Keine Garantie, keinen Preis, keinen Sofortservice ergänzen. Angaben: Reparatur nach Termin. Aufwand vorher besprechen. Bei Zusatzarbeiten zuerst nachfragen.
Eine passende Musterfassung: „Vereinbaren Sie einen Termin für Ihre Fahrradreparatur. Wir besprechen den Aufwand vorab. Werden weitere Arbeiten nötig, fragen wir zuerst bei Ihnen nach.“ Prüfen Sie anschließend jede Aussage gegen den tatsächlichen Betriebsablauf. Ein gut klingender Satz darf keine neue Leistung erfinden.
4. Fragen aus vorhandenen Unterlagen beantworten
Für eine FAQ braucht ChatGPT eine verlässliche Grundlage. Verwenden Sie etwa einen freigegebenen Ablauftext. Begrenzen Sie die Antwort auf diese Quelle; unbekannte Öffnungszeiten oder Stornobedingungen müssen unbekannt bleiben.
Prompt für quellengebundene FAQ
Erstelle vier Fragen mit kurzen Antworten aus dem Text unten. Antworte ausschließlich aus dieser Quelle. Fehlt eine Information, schreibe „nicht angegeben“. Quelle: Termine werden telefonisch vereinbart. Zum ersten Gespräch bringen Interessenten vorhandene Unterlagen mit. Ob weitere Unterlagen nötig sind, klären wir bei der Terminvereinbarung.
„Wie vereinbare ich einen Termin?“ ist beantwortbar. „Ist das erste Gespräch kostenlos?“ ist es nicht. Die richtige Reaktion auf diese Lücke ist eine Rückfrage im Betrieb, keine plausible Preisannahme. Veröffentlichen Sie nur Fragen, die für Besucher tatsächlich nützlich sind.
5. Inhalte aus echten Kundenfragen entwickeln
Bringen Sie die Fragen selbst mit, beispielsweise aus freigegebenen, anonymisierten Gesprächsnotizen. Ein Themenvorschlag ist zunächst eine Idee. Er belegt weder Suchvolumen noch Nachfrage oder erreichbare Besucherzahlen.
Prompt für einen kleinen Themenplan
Entwickle aus diesen fiktiven Kundenfragen drei Artikelideen: Was muss ich vor dem Termin vorbereiten? Wie läuft die Übergabe ab? Was passiert, wenn noch Unterlagen fehlen? Je Idee: Leserfrage, konkrete Antwort, benötigte Belege. Keine Suchvolumina, Rankings oder Kundenergebnisse erfinden.
Prüfen Sie die Ideen gegen Ihre vorhandene Website. Ist die Antwort schon vollständig vorhanden, kann eine Verbesserung dieses Textes sinnvoller sein als ein weiterer Artikel. Entscheidend ist die beantwortete Frage und der passende nächste Schritt für den Leser.
6. Einen wiederkehrenden Ablauf als Checkliste ordnen
ChatGPT kann bekannte Schritte in eine prüfbare Reihenfolge bringen. Die fachlichen Anforderungen müssen aus Ihrem Betrieb stammen. Bei einem Übergabeprotokoll zählen beispielsweise die tatsächlich vereinbarten Unterlagen und Verantwortlichkeiten.
Prompt mit einer eindeutigen Abschlussbedingung
Erstelle eine Checkliste für diese fiktive Dateiübergabe: Dateinamen prüfen, freigegebene Fassung wählen, Empfänger kontrollieren, Dateien öffnen, Vollständigkeit mit der vereinbarten Liste abgleichen. Keinen Versand auslösen. Ergänzungen als Vorschlag markieren. Die Übergabe gilt erst als fertig, wenn alle Prüfungen bestanden sind und die tatsächliche Bereitstellung belegt ist.
Eine gute Checkliste unterscheidet Vorbereitung und Abschluss. „Dateien erstellt“ bedeutet noch nicht, dass die richtige Fassung am richtigen Ort liegt. Testen Sie die Liste mit einem bewusst fehlenden Dokument. Dieser Fehler muss erkennbar bleiben.
7. Einen eigenen Text vorstrukturieren
Ein längerer freigegebener Text lässt sich in Kernaussagen, Entscheidungen und Lücken gliedern. Bitten Sie um Fundstellen, damit Sie nicht die gesamte Zusammenfassung auf Verdacht nachlesen müssen.
Prompt zur überprüfbaren Zusammenfassung
Fasse den folgenden Text in höchstens fünf Kernaussagen zusammen. Nenne zu jeder Aussage die Überschrift oder Absatznummer. Trenne Aussagen des Textes von eigenen Schlussfolgerungen. Liste widersprüchliche oder fehlende Angaben separat auf. Erfinde keine Zahlen und löse Widersprüche nicht durch Raten.
Prüfen Sie Stichproben direkt im Original und kontrollieren Sie alle entscheidenden Zahlen. Verwenden Sie zum Einstieg fiktive Texte oder Informationen, die für Ihren verwendeten Zugang freigegeben sind. Personenbezogene und vertrauliche Unterlagen gehören erst nach Prüfung der betrieblichen Vorgaben in einen solchen Arbeitsablauf.
Drei Übungen, an denen Fehler sichtbar werden
Ein nützlicher Test braucht eine erwartete Antwort und einen absichtlich schwierigen Fall. Diese drei Übungen können Sie ohne echte Kundendaten durchführen.
Übung A: Eine neue Zusage entdecken
Lassen Sie die Mail aus Abschnitt 1 neu formulieren. Vergleichen Sie anschließend Aussage für Aussage: Wurde aus Freitag eine Uhrzeit? Wurde aus einer Durchsicht ein fertiges Ergebnis? Die Übung ist bestanden, wenn sämtliche Ausgangsaussagen erhalten sind und keine Zusage hinzukommt. Kürze allein ist kein Erfolgskriterium.
Übung B: Fehlende Zuständigkeit offenlassen
Streichen Sie aus den Notizen den Namen Mira. Die Zuständigkeit muss nun „offen“ heißen. Fragen Sie nach, auf welche Textstelle sich eine trotzdem genannte Person stützt. Eine erfundene Zuständigkeit ist ein Fehler, auch wenn die Tabelle ordentlich aussieht.
Übung C: Eine aktuelle Behauptung überprüfen
Wählen Sie eine aktuelle, unkritische Produktangabe. Bitten Sie um die offizielle Quelle und den Stand der Information. Öffnen Sie den Link selbst: Gehört er zum Anbieter? Steht die Aussage dort tatsächlich? Passt das Datum? Ein vorhandener Link allein beweist die Behauptung nicht. Ist kein aktueller Quellenzugriff möglich, bleibt die Angabe ungeprüft.
Wann aus einem Prompt ein betrieblicher Ablauf wird
Wenn dieselbe Aufgabe regelmäßig anfällt, braucht sie mehr als einen guten Textauftrag: eine eindeutige Eingabe, einen Verantwortlichen, eine Ergebnisprüfung und einen definierten Abschluss. Messen Sie anfangs an wenigen Fällen, ob tatsächlich weniger Nacharbeit entsteht.
Wie solche Übergaben zusammenhängen, erläutert unser Ratgeber zur Automatisierung. Wenn Sie einen konkreten wiederkehrenden Ablauf verbessern möchten, finden Sie bei Automatisierung für Unternehmen den passenden Einstieg.
Häufige Fragen
Muss ich alle sieben Aufgaben auf einmal einführen?
Nein. Beginnen Sie mit einer überschaubaren Aufgabe, etwa der Überarbeitung eines fiktiven E-Mail-Entwurfs. Prüfen Sie Inhalt und Nacharbeit, bevor Sie den Ablauf ausweiten.
Kann ich die Antworten direkt veröffentlichen?
Prüfen Sie zuerst Tatsachen, Zahlen, Termine und Zusagen gegen Ihre Originalquellen. Die Beispiele zeigen Entwürfe; eine gut formulierte Antwort ist noch keine geprüfte Veröffentlichung.
Sind diese Prompts an einen bestimmten Tarif gebunden?
Die Beispiele sind Textaufträge ohne zugesagten Tarif oder bestimmtes Modell. Zusätzliche Werkzeuge und verfügbare Funktionen müssen Sie in Ihrem tatsächlichen Zugang prüfen.
Quellen und Beispiele
Originalquellen im Überblick
