Schritt 1 · Anfrage
Anfragen beantworten
Wiederkehrende Fragen beantwortet der Agent mit freigegebenen Informationen. Persönliche Anliegen gehen mit Kontext an Ihr Team.
KI-Automatisierung
KI-Automatisierung und KI-Agenten, die ineinandergreifen.
Ein Schritt löst den nächsten aus, von der Anfrage bis zur Rechnung. Ihr Team tippt weniger ab, fasst seltener nach und behält trotzdem jeden Vorgang im Blick.
KI-Automatisierung besprechenKostenloses Erstgespräch · Direkt mit Victor Knapp
Warum das wichtig ist
Jeder Handgriff kostet Minuten. Jeden Tag.
Anfragen abtippen, Termine eintragen, Bestätigungen schreiben: Einzeln sind das Minuten, zusammen fehlen sie für Ihre eigentliche Arbeit. Und jede Übertragung von Hand ist eine Fehlerquelle; auch sorgfältiges Gegenlesen übersieht Fehler.1
Warum überhaupt
32 Stunden
im Monat verbringt ein mittelständisches Unternehmen im Schnitt mit Bürokratie, rund 7 % der Arbeitszeit. Bei Solo-Selbstständigen sind es 8,7 %.2
KfW-Mittelstandspanel 2025, rund 10.000 Unternehmen. Durchschnitt; die Hälfte kommt mit höchstens 15 Stunden aus.
Warum jetzt
26 %
der Unternehmen ab 10 Beschäftigten setzen 2025 künstliche Intelligenz ein. 2023 waren es 12 %; der Vergleich mit Vorjahren ist eingeschränkt (ab 2025 geänderter Unternehmensbegriff).3
Statistisches Bundesamt. Kleinere Betriebe sind nicht erfasst.
Warum acessio
Ein Schritt zuerst.
Wir zeigen an Ihrem Ablauf, welche Schritte wegfallen, und bauen zuerst einen davon.
Ein Beispiel, sechs Schritte
Ein Schritt löst den nächsten aus.
So greifen Automatisierungen in einem Betrieb mit Terminen ineinander, etwa in einer Werkstatt, einem Studio oder einer Praxis. Sie entscheiden, welche Schritte Sie nutzen.
läuft bereits bei Kundenprojektenlässt sich anbinden
Aus Kundenprojekten: Bei Dr. Herzberg sind Terminwahl und Kalender verbunden, und nach dem Termin liegt die Rechnung zur Freigabe bereit (Schritte 2 und 4). Bei der Privatpraxis Lindenthal kommen Bestätigung und Terminerinnerungen von selbst (Schritte 2 und 3). Schritt 6 läuft bei anderen Kundenprojekten.
Lässt sich anbinden: 1 · Anfrage
Die Anfrage kommt an.
Ein Kunde schreibt über Ihre Website oder per WhatsApp. Name, Anliegen und Kontaktdaten landen vollständig in Ihrer Kundenliste, ohne Abtippen.
löst aus
Läuft bereits bei Kundenprojekten: 2 · Termin
Der Termin steht.
Der Kunde wählt selbst eine freie Zeit. Der Termin steht in Ihrem Kalender, die Bestätigung geht sofort raus.
löst aus
Läuft bereits bei Kundenprojekten: 3 · Terminerinnerung
Die Terminerinnerung geht raus.
Vor dem Termin kommt eine kurze Nachricht. Wer verhindert ist, sagt rechtzeitig ab, und der Platz wird wieder frei.
löst aus
Läuft bereits bei Kundenprojekten: 4 · Rechnung
Die Rechnung liegt zur Freigabe bereit.
Nach dem Termin wird sie automatisch aus den Termindaten vorbereitet. Sie prüfen kurz und geben frei.
löst aus
Lässt sich anbinden: 5 · Buchhaltung
Der Beleg landet in der Buchhaltung.
Ist die Rechnung bezahlt, liegt der Beleg dort, wo Ihr Steuerbüro ihn braucht. Bleibt eine Zahlung aus, geht eine freundliche Erinnerung raus.
löst aus
Läuft bereits bei Kundenprojekten: 6 · Bewertungsbitte und Folgetermin-Erinnerung
Aus einem Termin wird der nächste.
Auf Wunsch folgt die Bewertungsbitte, mit Einwilligung später die Folgetermin-Erinnerung. Dann beginnt die Kette bei Schritt 2 von vorn.
KI-Agenten
Wo Regeln nicht reichen, helfen KI-Agenten.
Eine Automatisierung folgt festen Regeln: Wenn A passiert, folgt B. Ein KI-Agent versteht und formuliert Sprache. Er beantwortet Fragen, sucht Termine und bereitet Texte vor, innerhalb der Grenzen, die wir mit Ihnen festlegen. Sie entscheiden, was er allein verschicken darf und was Sie vorher freigeben.
Schritt 2 · Termin
Termine koordinieren
Der Agent hilft Kunden, einen passenden Termin zu finden, auch wenn Sie schon Feierabend haben.
Schritte 4 bis 6
Wiederkehrende Aufgaben übernehmen
Rechnungstexte, Antworten auf Bewertungen, Erinnerungen: Der Agent bereitet vor, Sie geben frei. Aufgabe, Informationen und Grenzen klären wir gemeinsam.
Möglicher Einsatz, passend zu Ihrem Betrieb. Die Figuren sind gezeichnet und zeigen keine echten Personen.
Aus einem Kundenprojekt
Dr. Herzberg: Nach dem Termin liegt die Rechnung bereit.
Die Website verbindet die Terminwahl mit dem Kalender. Den Zugangslink zur Videosprechstunde erhalten Patienten nach der Buchung per E-Mail. Nach dem Termin wird die Rechnung automatisch vorbereitet und muss nur noch freigegeben werden.
„Seine Kenntnisse, die er für eine bessere Funktionalität der Webseite aus dem Ärmel schüttelte, haben mich beeindruckt.“
Ihr Projekt
Klein anfangen, sicher erweitern.
Wir beginnen mit dem Schritt, der Sie am meisten Zeit kostet, und erweitern erst, wenn er zuverlässig läuft.
Eine Aufnahme des tatsächlichen Prozesses
Wir halten Auslöser, benötigte Daten, beteiligte Programme und verantwortliche Personen fest. Daraus wird ein überschaubarer erster Anwendungsfall.
Eine begrenzte, prüfbare Verbindung
Wir setzen den vereinbarten Übergang um und testen typische Fälle. Vorhandene Programme bleiben einbezogen, soweit sie geeignete Schnittstellen oder unterstützte Verbindungen anbieten.
Klare Regeln für Ausnahmen
Fehlende Angaben, doppelte Vorgänge oder nicht erreichbare Dienste dürfen nicht unbemerkt verschwinden. Wir vereinbaren, was protokolliert wird und wer eingreifen muss.
Passt das zu Ihrem Betrieb? KI-Automatisierung besprechen → · oder anrufen: +49 152 562 013 06
Zusammenarbeit
Vom ersten Gespräch zur Umsetzung.
Sie entscheiden auf Grundlage eines konkreten Vorschlags.
So arbeiten wir zusammen
Sie zeigen einen wiederkehrenden Vorgang vom Eingang bis zum Abschluss. Wir klären, wo Zeit verloren geht oder Angaben mehrfach erfasst werden.
Wir grenzen einen ersten Ablauf ab und prüfen die technischen Möglichkeiten. Sie erhalten ein Angebot mit Voraussetzungen und Zuständigkeiten.
Nach Tests und Freigabe wird der Ablauf eingeführt. Dokumentation und vereinbarte Überwachung unterstützen den laufenden Betrieb.
Häufige Fragen
Was Kunden vorher wissen möchten.
Was versprechen Sie und was nicht?
Wir versprechen eine prüfbare Verbindung der Programme, die Sie schon nutzen. Wo eine Freigabe nötig ist, legen wir fest, wer sie erteilt. Eine pauschale Zeitersparnis versprechen wir nicht, und wir automatisieren nicht den ganzen Betrieb auf einmal.
Muss ich alle Programme austauschen?
Nein. Wir prüfen zuerst, was Ihre vorhandenen Programme können und wo eine Verbindung sinnvoll ist.
Lässt sich klein anfangen?
Ja. Ein einzelner klar abgegrenzter Ablauf ist oft besser prüfbar als ein großer Umbau. Weitere Schritte lassen sich aus der Erfahrung mit diesem Ablauf ableiten.
Was passiert bei einem Ausfall?
Das legen wir im Konzept fest: erkennbare Fehlermeldung, zuständige Person und ein praktikabler manueller Weg. Die konkrete Absicherung richtet sich nach der Bedeutung des Prozesses.
Entscheidet ein KI-Agent selbst?
Nur innerhalb der Grenzen, die wir mit Ihnen festlegen. Ein Agent beantwortet wiederkehrende Fragen und bereitet Texte vor. Was finanziell, rechtlich oder fachlich heikel ist, geben Sie oder Ihr Team frei.
Muss jede Rechnung freigegeben werden?
Das entscheiden Sie. Eine Rechnung kann vollautomatisch verschickt werden oder, wie bei Dr. Herzberg, vorbereitet bereitliegen, bis sie freigegeben wird.
Ihr nächster Schritt
Welcher Schritt kostet Ihr Team heute die meiste Zeit?
Beschreiben Sie einen Ablauf, der sich jede Woche wiederholt. Im kostenlosen Erstgespräch zeigen wir, mit welchem Schritt Sie anfangen sollten. Umfang und Kosten kennen Sie, bevor wir beginnen.
KI-Automatisierung besprechen
Victor Knapp
Ihr direkter Ansprechpartner
+49 152 562 013 06
Quellen
- Barchard, K. A., Pace, L. A.: Preventing human error: The impact of data entry methods on data accuracy and statistical results. Computers in Human Behavior 27(5), 2011. Laborexperiment. Zur Studie
- KfW Research: KfW-Mittelstandspanel, Pressemitteilung vom 25.04.2025 und Fokus Volkswirtschaft Nr. 495 (Bürokratie); repräsentativ, rund 10.000 Unternehmen. Misst Bürokratie, nicht jede Routinearbeit. Pressemitteilung · Studie (PDF)
- Statistisches Bundesamt: Unternehmen mit Nutzung von Technologien der künstlichen Intelligenz nach Beschäftigtengrößenklassen, Tabelle Stand 24.11.2025 (IKT-Erhebung, ab 10 Beschäftigten; 2025: 26 %). Ab dem Berichtsjahr 2025 nach EU-Unternehmensbegriff, bis 2024 nach rechtlichen Einheiten; der Vergleich mit Vorjahren ist deshalb eingeschränkt. Vorjahreswerte: Pressemitteilung Nr. 453 vom 27.11.2023 (2023: 12 %) und Nr. 444 vom 25.11.2024 (2024: 20 %). Zur Tabelle · Pressemitteilung 2023 · Pressemitteilung 2024
Alle Quellen abgerufen am 22.10.2026.