Die Erstberatung buchbar machen, mit klarem Ablauf und klaren Erwartungen.

Jemand will sich beraten lassen und ruft an. Das Sekretariat nimmt das Anliegen auf, kann aber nichts zusagen, weil der Kalender des Berufsträgers erst geprüft werden muss. Es folgen ein Rückruf ins Leere, eine E-Mail mit zwei Vorschlägen und die Bestätigung — vier Kontakte für einen Termin von 45 Minuten.

Zwischen der ersten Anfrage und dem Termin liegen meist vier Kontakte.

Dazwischen vergehen ein bis zwei Tage. In dieser Zeit kann der Interessent auch woanders anrufen. Ein Teil der Anrufe fällt ohnehin außerhalb der Bürozeiten an, abends, wenn der Ärger mit der Kündigung frisch ist.

Ein buchbarer Termin ersetzt diese Kette durch einen Vorgang. Er ersetzt nicht die Entscheidung, ob Sie den Fall annehmen. Genau daran scheitern Versuche, bei denen das Werkzeug eingerichtet wird wie für einen Friseursalon.

Ein buchbarer Termin braucht zuerst eine Definition, keinen Kalender.

Bevor etwas eingerichtet wird, beantworten Sie fünf Fragen. Wie lange dauert eine Erstberatung bei Ihnen — 30, 45 oder 60 Minuten? In welcher Form findet sie statt: in der Kanzlei, per Video, per Telefon? Für welche Rechtsgebiete bieten Sie sie an? Wie viele Termine wollen Sie pro Woche vergeben? Wie viel Vorlauf brauchen Sie mindestens?

Aus den Antworten wird ein Kontingent, kein offener Kalender. Zum Beispiel: sechs Erstberatungen pro Woche, dienstags und donnerstags zwischen 14 und 17 Uhr, frühestens in zwei Werktagen buchbar, dazwischen 15 Minuten Puffer für die Nachbereitung. Der Rest Ihres Kalenders bleibt unsichtbar.

Diese Begrenzung ist der wichtigste Teil. Ein Werkzeug, das den gesamten freien Kalender anbietet, räumt ihn leer, und zwar zuerst an den Tagen, an denen Sie Schriftsätze schreiben wollten. Kapazität ist eine Entscheidung, keine Restgröße.

Buchbar heißt nicht bestätigt — zwischen Anfrage und Zusage steht die Prüfung.

Der Preis gehört auf die Buchungsseite und nicht ins Nachgespräch.

Viele Mandanten fragen als Erstes nach den Kosten. Wer darauf erst am Telefon antwortet, antwortet mehrfach. Wer die Angabe auf die Buchungsseite schreibt, antwortet einmal.

Den Rahmen setzt § 34 RVG. Für Verbraucher gilt: Die Gebühr für eine Beratung oder ein schriftliches Gutachten beträgt höchstens 250 Euro, für ein erstes Beratungsgespräch höchstens 190 Euro, jeweils netto zuzüglich Umsatzsteuer. Kommt es in derselben Sache zu einem Auftrag, wird die Beratungsgebühr angerechnet. Für Mandanten, die keine Verbraucher sind, gelten diese Grenzen nicht. Das Gesetz geht davon aus, dass für Beratung eine Vergütung vereinbart wird.

Auf der Buchungsseite reichen drei Angaben: Bruttobetrag, Dauer, Hinweis auf die Anrechnung. Wollen Sie bereits bei der Buchung kassieren, wird es aufwendiger. Bei Verbrauchern, die ausschließlich über Fernkommunikationsmittel abschließen, greifen die Regeln über Fernabsatzverträge nach §§ 312c ff. BGB samt Informationspflichten und einem vierzehntägigen Widerrufsrecht. Für Dienstleistungen kennt das Gesetz Bedingungen, unter denen dieses Recht vorzeitig erlischt. Lassen Sie Bestellablauf und Belehrungstexte fachlich prüfen.

Zwischen Buchung und Bestätigung gehört die Kollisionsprüfung.

Anders als bei einem Friseurtermin darf nicht jede Buchung automatisch bestätigt werden. Die Vertretung widerstreitender Interessen ist berufsrechtlich untersagt — § 43a Abs. 4 BRAO, näher § 3 BORA —, und ob eine Kollision vorliegt, wissen Sie erst, wenn Sie den Namen der Gegenseite kennen. Wie weit die Prüfung in Ihrem Fall reichen muss, klären Sie mit Ihrer Kammer.

Der Ablauf hat deshalb zwei Stufen. Der Interessent wählt einen Zeitpunkt und füllt dabei ein kurzes Formular aus: Rechtsgebiet, Gegenseite, laufende Frist, kurze Schilderung. Er erhält eine Eingangsbestätigung, in der ausdrücklich steht, dass der Termin noch geprüft wird. Nach dem Abgleich folgt die verbindliche Zusage oder die Absage.

Diese Zwischenstufe kostet etwas, denn der Termin steht nicht sofort. Setzen Sie sich dafür eine Frist, die Sie halten können, etwa bis zum Ende des nächsten Werktages. Halten Sie einen Absagetext bereit, damit die Prüfung nicht daran hängen bleibt, dass niemand formulieren mag.

Die Vorbereitung entscheidet, wie viel die Beratungsstunde trägt.

Ein Erstgespräch, in dem die ersten zwanzig Minuten für die Rekonstruktion des Sachverhalts draufgehen, ist ein halbes Gespräch. Die Unterlagen liegen zu Hause, das Datum der Kündigung ist unsicher, der Name der Gegenseite wird aus dem Gedächtnis buchstabiert.

Die Bestätigungsmail ist der Ort, das zu ändern. Sie enthält eine kurze Liste: Schreiben der Gegenseite, zugrunde liegende Verträge, Datum jeder laufenden Frist, Unterlagen zur Rechtsschutzversicherung. Dazu einen Upload-Link statt der Bitte um E-Mail-Anhänge, mit einer Frist von 24 Stunden vor dem Termin. Wer nichts hochlädt, bekommt am Vortag eine Erinnerung.

Das Ziel sind zehn Minuten Vorbereitung auf Ihrer Seite, bevor der Termin beginnt. Aus diesen zehn Minuten wird ein Gespräch, das bei der Sache anfängt statt bei der Chronologie.

Erwartungen, die vorher benannt sind, ersparen die Enttäuschung danach.

Viele buchen eine Erstberatung mit der Vorstellung, danach sei die Sache erledigt. Sie ist es nicht, und das lässt sich vorher sagen. Drei Sätze auf der Buchungsseite genügen. Was das Gespräch leistet, sind eine Einordnung des Sachverhalts, ein Überblick über die möglichen Wege, ein Kostenrahmen und ein konkreter nächster Schritt.

Was es nicht leistet, gehört ebenso dazu: die Durcharbeitung umfangreicher Akten, einen fertigen Schriftsatz oder eine Aussage über den Ausgang. Wer das vorher liest, kommt mit einer Erwartung, die Sie erfüllen können.

Nach dem Termin schließt eine kurze schriftliche Zusammenfassung den Bogen: was besprochen wurde, was als Nächstes ansteht, bis wann und was es kostet. Diese Mail ist der eigentliche Übergang zum Mandat. Für sie war der Puffer im Kontingent eingeplant.

Der Buchungslink wirkt nur dort, wo gesucht wird.

Ein buchbarer Termin nützt wenig, wenn der Link im Fußbereich der Website steht. Er gehört an vier Stellen: auf die Startseite, auf jede Seite zu einem Rechtsgebiet, in die E-Mail-Signatur der Berufsträger und in die Ansage des Anrufbeantworters außerhalb der Bürozeiten.

Im Google-Unternehmensprofil lässt sich ein Buchungs- oder Terminlink hinterlegen, der in der Suche und in Google Maps erscheint. Das Profil muss bestätigt sein, und welche Linkfelder angeboten werden, hängt von der Kategorie ab. Schauen Sie im Profil selbst nach, die Oberfläche ändert sich regelmäßig.

Gegen ausgefallene Termine hilft eine Erinnerung 24 Stunden vorher. Wichtiger als die Erinnerung ist der Absagelink darin, denn er gibt den Platz frei. Nach einem Quartal zeigen drei Zahlen, ob es trägt: gebuchte Termine, tatsächlich stattgefundene Termine, daraus entstandene Mandate.