Die Videosprechstunde trägt erst, wenn Technik, Ablauf und Datenschutz zusammenpassen.

Sie haben einen Zugang zu einem Videodienst, und trotzdem läuft es nicht rund. Termine platzen, weil jemand den Link nicht findet, und Ihre MFA erklärt am Telefon Browsereinstellungen. Am Ende kostet der Videotermin mehr Zeit als der Besuch in der Praxis.

Die meisten Videosprechstunden scheitern nicht an der Technik, sondern am Ablauf.

Das liegt selten an der Software. Es liegt daran, dass die Videosprechstunde als zusätzliches Werkzeug eingeführt wurde und nicht als eigener Ablauf. Ein Videotermin hat andere Vorbedingungen als ein Präsenztermin: Der Patient braucht ein Gerät, eine ruhige Umgebung, einen Zugangslink und eine Rückfallebene für den Fall, dass die Verbindung abbricht.

Dieser Text geht die vier Ebenen durch, die zusammenpassen müssen — der zugelassene Anbieter, der Datenschutz, das Berufs- und Werberecht sowie der Ablauf in Ihrer Praxis von der Buchung bis zur Dokumentation.

Für gesetzlich Versicherte ist der Anbieter nicht frei wählbar.

Wenn Sie Videosprechstunden über die gesetzliche Krankenversicherung abrechnen, muss der Videodienst die Anforderungen der Anlage 31b zum Bundesmantelvertrag-Ärzte erfüllen. Kassenärztliche Bundesvereinigung und GKV-Spitzenverband führen dazu eine Liste der Anbieter, die die geforderten Nachweise erbracht haben.

Dahinter stehen konkrete Punkte. Die Übertragung muss während der gesamten Sprechstunde Ende-zu-Ende verschlüsselt sein. Der Anbieter muss Informationssicherheit und Datenschutz durch Zertifikate akkreditierter Stellen belegen und die inhaltlichen Anforderungen zusätzlich in einer Eigenerklärung bestätigen. Ein allgemeines Konferenzwerkzeug aus dem Büroalltag erfüllt das in aller Regel nicht.

Für Privatpatienten und Selbstzahler ist die Auswahl formal freier. Berufsrecht und Datenschutz gelten dort genauso. Praktisch ist es einfacher, einen Dienst für alle Fälle zu nutzen, als zwei Systeme parallel zu betreiben. Lassen Sie sich vom Anbieter schriftlich bestätigen, unter welcher Fassung der Anlage 31b er derzeit gelistet ist.

Ein Videotermin hat andere Vorbedingungen als ein Präsenztermin und braucht deshalb einen eigenen Ablauf.

Der Datenschutz beginnt beim Vertrag und endet beim Raum, in dem gesprochen wird.

Setzt eine Praxis einen externen Videodienst ein, wird das regelmäßig als Auftragsverarbeitung eingeordnet. Artikel 28 DSGVO knüpft daran einen Vertrag zwischen Verantwortlichem und Auftragsverarbeiter; verantwortlich für die Daten bleibt dabei Ihre Praxis. Ob und in welcher Form das für Ihre Konstellation gilt, ist im Einzelfall zu prüfen — üblicherweise geregelt werden der Ort der Verarbeitung, die beteiligten Unterauftragnehmer und die Löschfristen für Verbindungsdaten.

Der zweite Teil ist die Aufklärung des Patienten. Sie umfasst den technischen Ablauf, das benötigte Gerät, den Hinweis auf einen ungestörten Raum ohne mithörende Dritte und die Frage, was passiert, wenn die Verbindung abbricht. Die Einwilligung sollte schriftlich oder elektronisch dokumentiert sein; ein Nebensatz in der Terminbestätigung gilt dafür als zu wenig.

Der dritte Teil betrifft Ihre Seite des Bildschirms. Die Tür ist zu, im Bildausschnitt liegen keine Unterlagen anderer Patienten, und auf dem Monitor hinter Ihnen ist keine geöffnete Karteikarte zu sehen. Aufzeichnungen sind ein eigenes Thema und im Zweifel zu unterlassen.

Wie das im Einzelfall auszugestalten ist, hängt an Ihrem Fachgebiet und an Ihrer Praxisstruktur. Lassen Sie die Unterlagen von Ihrem Datenschutzbeauftragten prüfen, bevor der erste Termin stattfindet.

Berufsrecht und Werberecht setzen der Fernbehandlung eigene Grenzen.

Die Berufsordnung Ihrer Landesärztekammer regelt, wann eine Behandlung ohne persönlichen Kontakt zulässig ist. Die Musterberufsordnung erlaubt die ausschließliche Beratung oder Behandlung über Kommunikationsmedien im Einzelfall, wenn dies ärztlich vertretbar ist und die erforderliche Sorgfalt gewahrt bleibt — bei der Befunderhebung, der Beratung, der Behandlung und der Dokumentation. Maßgeblich ist immer die Fassung Ihrer Kammer, nicht die Mustervorlage.

Davon getrennt zu betrachten ist die Werbung. Das Heilmittelwerbegesetz beschränkt Werbung für Behandlungen, die nicht auf eigener Wahrnehmung am Patienten beruhen. Eine Ausnahme greift, wenn nach allgemein anerkannten fachlichen Standards kein persönlicher Kontakt erforderlich ist. Für Ihre Website heißt das: den Ablauf beschreiben, nicht das Ergebnis zusagen.

Formulierungen wie „Diagnose ohne Praxisbesuch“ oder „Krankschreibung in fünf Minuten“ gehören nicht auf die Seite. „Für Befundbesprechungen und Folgetermine bieten wir eine Videosprechstunde an“ beschreibt dasselbe Angebot, ohne ein Ergebnis zu versprechen. Ob eine bestimmte Formulierung tragfähig ist, sollte im Zweifel juristisch geprüft werden.

Die Abrechnung hat eigene Grenzen, die sich regelmäßig ändern.

Videosprechstunden sind im EBM abgebildet, allerdings mit Mengenbegrenzungen. Zuletzt wurden diese zum 1. April 2025 neu gefasst: Sie werden praxisbezogen statt arztbezogen ermittelt, und für bereits bekannte Patienten liegt die Grenze höher als für Patienten, die die Praxis noch nicht kennt.

Diese Regelungen sind in den vergangenen Jahren mehrfach angepasst worden. Verlassen Sie sich deshalb nicht auf eine Zahl aus einem Fachartikel, sondern auf den aktuellen Stand bei Ihrer Kassenärztlichen Vereinigung. Dort klären Sie auch, ob und in welcher Form Sie den eingesetzten Videodienst anzeigen müssen.

Für Privatpatienten gilt die GOÄ. Legen Sie vor dem Start fest, welche Ziffern Sie ansetzen und wie das im Termin dokumentiert wird. Wenn ein Videotermin nicht abrechenbar ist, sollte das vor der Buchung feststehen und nicht danach.

Der Ablauf entscheidet, ob der Termin ruhig läuft.

Legen Sie die Videosprechstunde als eigene Terminart an, mit eigener Dauer und eigenen Zeitfenstern. Zwei feste Blöcke pro Woche funktionieren besser als einzelne Videotermine zwischen Präsenzterminen. Jeder Wechsel zwischen Behandlungszimmer und Bildschirm kostet Zeit.

Vor dem Termin braucht der Patient drei Dinge: die Bestätigung mit dem Zugangslink, eine Erinnerung am Vortag und eine kurze Seite, auf der steht, welcher Browser funktioniert und wie er Kamera und Mikrofon freigibt. Erfassen Sie außerdem eine Telefonnummer. Sie ist die Rückfallebene.

Im Termin hilft eine feste Regel für den Abbruch: zwei Verbindungsversuche, danach ruft die Praxis an. Das nimmt beiden Seiten die Unsicherheit. Ebenso gehört ein kurzer Abgleich der Identität an den Anfang, wenn Sie den Patienten nicht persönlich kennen.

Nach dem Termin muss feststehen, wer die Dokumentation abschließt, wie das eRezept oder die Bescheinigung den Patienten erreicht und ob ein Folgetermin in Präsenz nötig ist. Wenn diese drei Schritte niemandem zugeordnet sind, bleiben sie liegen.

Ihre Website muss die Frage beantworten, bevor jemand anruft.

Eine eigene Seite zur Videosprechstunde spart mehr Telefonzeit als jeder Aushang im Wartezimmer. Darauf gehören: wofür der Videotermin geeignet ist und wofür nicht, was der Patient dafür braucht, der Ablauf in vier Schritten, ein verständlicher Absatz zum Datenschutz und die Buchung direkt auf derselben Seite.

Der Ton bleibt nüchtern. Sie beschreiben ein Verfahren. „Sie erhalten nach der Buchung einen Link per E-Mail. Zehn Minuten vor dem Termin öffnen Sie ihn und warten im virtuellen Wartezimmer“ ist konkret genug, dass niemand nachfragen muss.

Wenn Buchung, Erinnerung und Videodienst zusammenhängen, entsteht daraus ein Ablauf statt einer Sammlung von Werkzeugen. Das ist der Unterschied zwischen einer Praxis, die eine Videosprechstunde anbietet, und einer, bei der sie funktioniert.